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ビジネスメールの心得②-言葉選びがカギ!クッション言葉を使いこなそう-【ビジネスマナー】

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メールは手軽に連絡が取れて便利ですが、ビジネスにおいては気を付けなくてはならないこともたくさんあります。

メールでは、相手の表情が見えない分、言葉選びがとても重要になります。

相手に不快感を与えないために、メールを送る際はしっかりと文章を確認してから送るようにしましょう。

発達障害を持つ人にとっては、相手の気持ちを考えるということは難しいかもしれませんが、マナーとして覚えてしまいましょう。

前回はビジネスメールにおける基本のポイントをまとめましたが、今回はビジネスメールの心得②として、主にメールにおける言葉選びについてまとめてみました!

1.メールの決まり文句

メールとは、手紙の一種でもあります。

そのため、一般の手紙のように最初の言葉と結びの言葉を書く必要があります。

書きだしは「いつもお世話になっております。」、最後の結びの言葉は「よろしくお願いいたします。」で締めくくります。

2.やわらかい表現を使う

メールの場合、直接話すわけではないので、言い方だったり、抑揚なども伝わりません。

そのため、言いたいことをストレートに書いてしまうと、相手に冷たい印象を与えてしまうこともあります。

ですので、メールを書く場合にはクッション言葉を使って、できるだけ柔らかい表現を心がけましょう。

編集部なかの人
良く使うクッション言葉はこんな感じです。

クッション言葉例:

依頼や質問をするとき

失礼ですが~

早速ですが~

お手数をおかけしますが~

申し訳ありませんが~

差支えなければ~

恐れ入りますが~

お忙しいところ(誠に)恐縮ですが~

もし可能であれば~

よろしければ~ など

断るとき

あいにくですが~

せっかくですが~

残念ながら~

心苦しいのですが~

申し訳ございませんが~

恐縮ですが~ など

編集部なかの人2
クッション言葉を入れるだけで、だいぶ柔らかくなり、好印象になるよ。

3.エラーメールが届いたら

メールアドレスを間違えた、または相手のアドレスが変わっていた、ということが考えられます。

まずは、送信先のアドレスを確認しましょう。

原因がわかったら正しいメールアドレスを入力して再送信します。

アドレスに間違いがない場合は、通信環境の不具合が発生したかもしれません。

その場合は、上司に相談して指示に従いましょう。

編集部なかの人
もしも、宛先を間違えて送信してしまった場合は、すぐに上司に報告し、指示に従いましょう。

まとめ

メールは相手の顔が見られない分、言葉を選ばないと相手に冷たい印象を与えてしまったり、キツイ言い方に聞こえてしまうかも知れません。

そんなことを避けるために、メールにはクッション言葉を入れ、なるべく柔らかい印象を与えられるようにしましょう。

ちょっとした気遣いによって、印象はだいぶかわります。
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