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事務作業がニガテな発達障害の人はまずは情報を5つに分けてみる【大人の発達障害】

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「事務の仕事は一日中座ってパソコンと向かい合っているだけで簡単そう~」というイメージを持っている人もいるのではないでしょうか?
ですが、実際はパソコンに向かい合いながらも、周りの人の動きを把握したり自分から動かなくてはならないことはたくさんあります。
発達障害の人は、優先順位を考えながら仕事に取り組むのがニガテな人が多いようです。
今回は、そんな発達障害の人が事務の仕事をうまくこなすための方法をまとめてみました!

事務の仕事は職場を円滑にまわすこと

事務の仕事は、言われたことだけをやればいい、というわけではありません。
会議があると言われれば、会議室の準備や資料の作成などもしなくてはなりません。
電話応対もあるため、同僚の仕事や動きも把握する必要があります。
また、複数の同僚から作業を頼まれたりするので、自分で仕事に優先順位をつけて取り組む必要もあります。
そのため、同僚とのコミュニケーションが必須です。
このように、事務の仕事はマルチタスクや、急に舞い込んでくる様々な仕事にも優先順位を付けて取り組んだり、そのために同僚とコミュニケーションを取ったりと、ADHD(注意欠陥・多動性障害)やASD(自閉症スペクトラム)の人がニガテなことがそろっている仕事でもあるのです。

だからといって、急に仕事を辞めたり、体力もないのに他の仕事に就くこともできない…。
そこで、まずは事務の仕事とは何か?ということを今一度確認し、今の仕事をうまくやっていくために職場の情報を整理してみましょう。
見出しにもあげましたが、事務の仕事は職場全体を円滑にまわすことです。
職場によって事務の行なう作業範囲は異なってきますし、あまりに細かく追及するとかえってそれがストレスになってしまうかもしれないので、事務の仕事は職場を円滑にまわすことと大きく捉えておきましょう。

まずは職場の情報を5つにファイル分けする

ADHDの人もASDの人にとっても、仕事に必要な情報をすぐに見られる状態にしておくことはとても有効です。

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以下の5つに分けて情報を整理しておくと、普段の仕事がよりスムーズにいくようになると思います。

1.自分に関係する同僚の一覧表

同僚の名前、部署名、会社用の電話番号・メールアドレス、仕事内容やプロジェクト名、座席を書いておきましょう。
座席は座席表にしておくとわかりやすくなります。

2.よくかかってくる電話相手の一覧表

社名、名前・肩書き・部署名、連絡先、取り次ぎ相手(同僚名)などをまとめておきましょう。

3.事務の年間スケジュール

恒例業務や休暇、業務の締日などをカレンダーに書きこんでおきましょう。

4.自分の仕事一覧

ここには自分のやるべき仕事やるべきでない仕事を書いて、自分の頭の中を一度整理しておきましょう。
また、仕事を脱線をして自分には関係のないことまで手を出してしまったり、注意された場合なども、同じミスを繰り返さないようにその都度、書き足していきましょう。

5.仕事のマニュアルやメモ

仕事の業務別のマニュアルやメモなどを綴じておきましょう。
また、同僚のスケジュールもまとめておけば、電話応対の際の取り次ぎにも役に立ちます。

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これらは別々のファイルにまとめてもいいですし、ひとつのファイルにインデックスでわけても大丈夫です。
そしてファイルは常に同じ場所においておき、他の関係のない書類などは綴じないようにしましょう!

まとめ

事務の仕事はイメージよりも大変なことが多いと思います。
そのため、業務の整理をしたり、必要な情報はすぐにわかるようにまとめておくと、作業をより円滑に進めることができ、気持ちも楽になると思います。
自分がニガテなところは工夫して、うまく対応していけるようになるといいですね。


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