仕事の基本の「ほう・れん・そう」。
漢字で書くと「報連相」というこの言葉、聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。
始めての仕事でわからない事だらけ…。
そんなときでも、まず、一呼吸して、仕事の基本を押さえていきましょう。
今回はそんな仕事の基本の「ほう・れん・そう」について考えていきます。
仕事の基本「ほう・れん・そう」
職場によって、やり方は異なると思いますが、共通していえる仕事の基本に「ほう・れん・そう」があります。
ほう・れん・そうとは「報告」、「連絡」、「相談」のことです。
なぜ、ほうれんそうは大切なの？
「報告」
報告とは、仕事の進捗などを上司や先輩に伝えることです。
「この仕事は終わりました」「この仕事は終わっていません」
上司にこれらを伝えることで、依頼した仕事の進み具合を判断し、チームメイトとの調整や仕事の割り振りをしてもらえます。
「トラブルが発生しました」「わからないことがあります」
これらを伝えるのが遅れると、納期や仕事量の調整が遅れたり、トラブルが甚大になったりします。
報告の際のポイントは、事実を簡潔に。結論から伝えることです。
上司や先輩はこの報告を聞くことで状況を把握し、必要があればアドバイスをしてくれます。
トラブルへの対応も上司ではないと判断しにくいため、仕事の連携を取るためにも大切なことです。
「連絡」
連絡とは、今後のスケジュールや作業上の変更点、作業上の注意点などを関係者に伝えることです。
新人のうちは細かいことも先輩や上司に伝えるようにしましょう。
というのも、最初のうちはどんなことが重要なのかまだわからないため、自己判断で決めてしまうと、その後の仕事に影響が出てきてしまうかもしれません。
「この仕事の進み具合はこのような感じです」と現状の連絡をすることで、チームメイトや上司と連携がとれていきます。
また、メールでの連絡は文字として残ること、他の人に転送され流出する可能性があることも考慮しておきましょう。
「相談」
「相談」とは、ミスやトラブル、困ったときに上司や先輩にアドバイスを求めることです。
何か問題が起きた場合にはすぐに相談しましょう。
相談が遅くなればなるほど事態が悪化してしまうかもしれません。
問題解決のためにどうしたらよいか常に考えて行動するようにしましょう。
とはいっても最初のうちはわからないことだらけ。
早めに相談をすることで、「わからないことで作業が止まる」という事態を防ぐことができます。
報告書の作成
報告書とは、上司に自分の業務内容や進捗状況などを伝えるためのもの。
日報、業務日報などの形があります。
報告書はとても重要なもので、また報告書は自分の活動履歴にもなります。
報告書を書くことで自分自身の仕事内容を整理したり、振り返ることもできます。
日報
職種によって、業務日報、営業日報、など名称や書式も異なりますが、終業時にその日の業務内容や進捗状況、成果、所感などを記入します。
各種報告書
報告書には調査報告書、収支報告書、事業報告書などの様々な種類があります。
他にも、個人で作成する出張報告書や、担当プロジェクトの報告書などもあります。
経過報告、成果、課題、収支計算などの項目について事実を簡潔に記入するのがポイントです。
箇条書きで表や図などを用いるとわかりやすくなります。
まとめ
仕事は一人で行なうものではないため、連携をとるためにも、報告、連絡、相談は大切です。
報告書を書くことには、報告をするだけでなく、自分の業務内容を整理したりする意味もあります。
このような基本の作業にも、ちゃんと意識をもって取り組めるといいですね。
