新入社員のうちはあまり会議に参加するという機会はないと思いますが、準備の手伝いを頼まれたりすることがあるかもしれません。
そのため、ある程度会議の流れなど把握しておいた方がスムーズに対応できます。
また、発達障害を持っている人の中には、うっかりミスが多かったり、何から手を付けていいかわからないという人もいると思います。
なので、今回は会議の準備や参加の際に気を付けるべきことについてまとめてみました。
会議に参加する予定のない人も、一度流れを確認しておきましょう。
目次
会議の準備
１．会議の日程を決める
会議の日程を決めて、出席者全員の都合を確認し、大体の参加予定人数を把握します。
２．会議室を予約する
参加人数に合わせた広さの会議室を予約します。
会議が長引くことも考え、会議の予定時間より少し長めに予約しておきましょう。
３．資料を作成する
関係者と打ち合わせをして、見やすい資料を作成します。
上司から資料の作成の指示を受けた場合、上司の求めるものについて事前に確認をしてから資料作成に取り掛かりましょう。
資料が出来たら上司に確認し、ＯＫが出て初めて出席者に配ることができます。
４．資料に目を通す
事前に配布された資料に目を通しておき、議題について把握しておきましょう。
問題点を洗い出しておけば、会議でスムーズに発言できます。
会議では、たくさんの人から意見がでるので意見は簡潔にまとめておきましょう。
５．当日の準備をする
配布する資料を出席者数＋予備(１～２部程度)で用意しておきます。
プロジェクターなど使用する機材は事前に用意しておきます。
６．座席の確認をする
机の配置や参加の人数によって座席は異なりますが、大まかに３つに分けられます。
基本的にはここに書いてある番号の順に役職の高い人から座っていきます。
対面型
コの字型
円型
７．議事録を作成する
会議の議事録の作成を頼まれた場合は、会議の内容を正確に記録します。
メモを取るのがニガテ・・・という人は、ＩＣレコーダーなどで録音しても問題ありません。
会議終了後、社内のフォーマットに基づいて議事録を作っていきます。
出来たものは、出席者に見てもらい、修正箇所など確認をしてもらいましょう。
ＯＫが出れば、正式な議事録として保管しておきます。
会議の役割分担について
議長
議長は会議の進行役です。
会議の流れは、開会→趣旨の説明→発表者のプレゼン→質疑応答→まとめ→次回開催日の決定→閉会という感じです。
議長はまず、議題を完結に伝えます。
リードしながら会議を進め、要点などもまとめながら進行します。
スムーズに進めるためには、発表者との事前打ち合わせが必要になります。
発表者
事前に議長と打ち合わせをして、議題を明確にしておきます。
また、当日の使用する資料の準備もしておきましょう。
書記
会議の内容を正確に記録し、会議が終わったら議事録にまとめます。
まとめ
新人のころは会議に参加する機会はあまりないかもしれませんが、準備を頼まれた場合、会議の流れを掴めていたほうがスムーズに対応することができます。
会議に参加する場合は、特に発達障害を持っている人は意見をまとめたり、メモをとることがニガテだったりするので、事前にしっかりと資料に目を通しておいたり、準備をしておきましょう。
また、座席をうっかり間違えてしまったということがないように気を付けましょう。
