普段メールをすることはよくあることだと思います。
メールなら簡単に連絡を取ることができるため、今日の必要不可欠な連絡手段と言えます。
これはビジネスにおいても同じです。
ですが、ビジネスメールの場合、気を付けるべきことはたくさんあります。
ビジネスにおいてメールのマナーはとても大事なものです。
発達障害や知的障害を持つ人にとっては、相手の気持ちを考えることは簡単なことではないかもしれませんが、メールにおいても相手の気持ちを考えるということは大切なことです。
相手が気持ちよく感じられるように、メールのマナーはしっかりと覚えましょう。
そこで今回は、メールをする際に気を付けるべき５つのポイントをまとめてみました！
目次
1.宛先は絶対間違えない
宛先が1文字違うだけで相手に届かなかったり、あるいは別の相手に届いてしまう恐れもあります。
宛先を間違えて、メールが別の相手に届いてしまったら、企業の機密情報が漏れてしまうことも考えられます。
宛先は十分に確認してから送信ボタンを押しましょう。
2.件名は簡潔にわかりやすく
メールの用件がすぐにわかるように、メールの件名欄は、簡潔にわかりやすく書くのがマナーです。
「○○の件」などと書き、続けて誰からのメールかわかりやすいように、自分の会社名、(部署名)、名前を入れておくとよさそうです。
例えば、「○○の件 (△△商事 田中)」のように書きます。
3.絵文字は送らない
メールは基本的にテキスト形式で作成します。
送り先の環境設定によっては、装飾のあるHTML形式のメールは見られない場合があります。
絵文字や半角のカタカナなども見られないことがあるのでそれらの文字は使わないようにしましょう。
4.添付ファイルのサイズに気を付ける
相手先の受信環境によっては、サイズが大きいファイルは受信できないこともあります。(１～２MBを超えるデータが目安)
必ず送る前にサイズを確認しておきましょう。
サイズが大きいファイルは圧縮して送るなどの対応が必要になります。
また、送られてきたデータにバージョン差があったりするとファイルを開くことができないのでそれらも気を付けましょう。
5.見やすく、読みやすいメールを
メールの本文は見やすく、読みやすいように書きましょう。
まずは、宛先の名称を書きます。
所属の企業・団体名、肩書き、相手の名前、敬称の順番に書きます。
□□社
○○事業部 ××課
課長 山田太郎 様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の田中です。
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そして、最後には必ず署名を入れます。
署名の最低限必要な項目は、所属企業名、所属企業住所、所属部署、自分の名前、連絡先、メールアドレスです。
まとめ
ビジネスメールは普段のメールと違って注意しなければならないことがたくさんあります。
はじめのうちは、書き方がわからず、時間がかかってしまうかもしれませんが、慣れてきてしまえばそんなに難しくありません。
マナーを守って気持ちよくメールのやり取りができるといいですね。
