ビジネスメールの心得③の今回は応用編として便利な機能と、注意点をまとめてみました。
メールは気軽なものですが、マナーをしっかりと守らなければトラブルに繋がってしまうかもしれません。
そのため、注意点はしっかりと押さえていきましょう。
目次
便利な機能を覚える
1.アドレスを登録する
仕事で頻繁にメールのやりとりをする相手のメールアドレスは、アドレス帳に登録しておくと便利です。
登録しておけば、毎回入力する手間が省けますし、送信ミスを防ぐこともできます。
２．“CC”、“BCC”を使い分ける
メールを送る際の便利な機能として、“CC”、“BCC”があります。
“CC”は、メールを送った人全員のメールアドレスが全員にわかります。
“BCC”は、メールを送った相手には同じメールが誰に送られているか、メールを受け取った側には一切わかりません。
“CC”は自分が送った内容を他の人にも見てもらいたい、送ったということを知ってもらいたいときに使います。
“BCC”は、面識のない人たちに対して一斉にメールを送るときに使います。
3.署名を自動挿入する
ビジネスメールでは、メールの最後に署名を入れます。
通常のメールソフトなどには、署名の自動貼り付けの機能があるので、先に設定しておくと便利です。
また、移動や移転で内容が変わった場合は、忘れずに変更しておきましょう。
メール・インターネット利用の注意点
メールはとても便利なコミュニケーションツールですが、社内で使う場合、様々なルールがあります。
ルールを守らないと、周りに迷惑がかかってしまうこともあります。
ルールはしっかりと守ってメール・インターネットを利用するようにしましょう。
会社のパソコンで私用メールはしない
会社のパソコンや業務用のメールアドレスは私用に使ってはいけません。
私用のメールを送りたい場合は、自宅のパソコンを使うか、個人の携帯電話を使いましょう。
そして、その私用の時は、業務時間にするのではなく、休憩時間などにしましょう。
業務に関係のないサイトは見ない
業務以外でインターネットを利用するのは原則禁止です。
会社のパソコンから不適切なサイトにアクセスすることは多くの企業で禁じられています。
通勤中の利用は控える
公共交通機関には優先席があります。
優先席にはペースメーカーを着用している人が座っているかもしれません。
優先席付近では携帯電話の利用を控えたり、周りの人の迷惑にならないように気を付けましょう。
まとめ
メールは便利なものであるからこそ、ひとりひとりがルールやマナーを守らないと、トラブルや周囲の迷惑になってしまいます。
自分がよければいいのではなく、相手や周りの人にも配慮して利用していけるといいですね。
また、メールアドレスは個人情報でもあるので、取り扱いには気を付けましょう。
